Informativa sulla privacy e liberatoria per il trattamento dei dati nei confronti della scuola

Cari genitori, care alunne e cari alunni, la protezione dei vostri dati e di quelli dei vostri figli rappresenta per noi una priorità. Per questo motivo, in qualità di ________________________________________ (scuola) abbiamo deciso di adottare nella nostra scuola l’applicazione “Sdui”, particolarmente attenta alla protezione dei dati, di Sdui GmbH, Universitätsstr. 3, 56070 Coblenza, al fine di facilitare la comunicazione durante la vita scolastica di tutti i giorni. Per fornire a lei e a suo figlio un account su “Sdui”, abbiamo bisogno del suo consenso. L’utilizzo di un’app del genere comporta il trattamento di una grande quantità di dati. Vogliamo metterle/metterti a disposizione tutte le informazioni necessarie prima di fornire il suo/tuo consenso: per questo motivo, nella sezione seguente illustriamo quali dati vengono trattati al momento dell’attivazione di un account “Sdui”.

Per prima cosa, abbiamo scelto appositamente il provider Sdui, poiché il trattamento dei dati avviene in Germania. Sdui utilizza i server di CGM Clinical Deutschland GmbH in Germania, sui quali vengono trattati i dati. Qualora, in casi eccezionali, i dati dovessero essere elaborati altrove, forniamo espressamente informazioni dettagliate sul trattamento.

1. Chiarimenti sul trattamento dei dati master di ciascun utente Per garantire che non si verifichi un uso improprio dell’app e che tutti sappiano chi ha eseguito quali azioni, l’indicazione, l’archiviazione e la visualizzazione del nome e del cognome nell’app è un requisito obbligatorio per il suo utilizzo. Il nome è richiesto anche per eseguire le seguenti azioni: 1. Visualizzazione nella voce di menù “News”, affinché il creatore di una news (solitamente un insegnante) possa vedere chi è nella mailing list e gli utenti possano vedere chi è l’autore. All’interno dell’area “News”, gli autori possono inoltre menzionare altri utenti, ad esempio per distribuire i compiti. 2. Visualizzazione di una ricevuta e una conferma di lettura per l’autore di una “News”. 3. Visualizzazione nella voce di menù “Cloud”, qualora vi siano presenti documenti che riportano nomi.

Per assegnare gli alunni ai gruppi e alle chat di gruppo per loro rilevanti (v. 4.) e per poter visualizzare l’orario, vengono memorizzate anche le informazioni sull’orario di ogni alunno. Inoltre, per assegnare i genitori ai gruppi corretti, essi vengono associati ai rispettivi figli. Al termine di ogni anno scolastico si valuta in che misura sia necessaria un’ulteriore archiviazione nell’applicazione Sdui. La preghiamo di tenere presente che i periodi di archiviazione nei nostri sistemi locali o “offline” non sono interessati da queste procedure.

2. Chiarimenti sulla gestione del protocollo: Per garantire la sicurezza contro gli attacchi e per poter tracciare eventuali modifiche ai dati, l’applicazione Sdui esegue i cosiddetti protocolli. Tali protocolli devono garantire la rintracciabilità dei dati inseriti, modificati o eliminati nel programma, dell’utente che ha effettuato queste azioni e del momento in cui si sono verificate. Si tratta di informazioni essenziali per poter chiarire eventuali discrepanze in un secondo momento.

3. Trattamento dell’indirizzo e-mail (opzionale): È possibile indicare nell’app la propria e-mail, a titolo facoltativo, che può contenere anche un nome di fantasia o un soprannome. L’indirizzo è necessario per reimpostare la password e non è visibile agli altri utenti. In mancanza di un indirizzo e-mail, la password può essere reimpostata solo presentando una richiesta alla segreteria o all’amministratore IT.

4. Chiarimenti sull’utilizzo della funzione chat: Alle scuole che desiderano usufruire della funzione, l’app offre una chat specifica per la scuola. L’utilizzo di questa funzione costituisce un vantaggio per alunni, genitori e insegnanti, che possono scambiarsi informazioni su questioni organizzative e/o legate all’apprendimento con breve preavviso. In caso contrario questo scambio avviene spesso tramite servizi esterni come WhatsApp, che non garantiscono una sufficiente protezione dei dati. Con la funzione chat Sdui offre un’alternativa sicura e interna alla scuola, che non richiede un numero di cellulare privato. Per evitare l’uso improprio della funzione, gli utenti sono visibili agli altri con il loro nome quando scrivono messaggi nella chat o sono inseriti in gruppi (gruppi classe ed eventualmente gruppi di interesse come il club dello sport) dagli amministratori (per lo più insegnanti o eventualmente alunni che ricoprono posizioni speciali come il rappresentante di classe). Gli alunni e i genitori possono inviare messaggi o file (foto, video, documenti ecc.) all’interno di una chat (di seguito: “Contenuti”) solo previa autorizzazione di un amministratore. Le azioni intraprese nella chat, come lo scambio di contenuti, vengono salvate. L’autore può eliminare un contenuto da lui stesso condiviso con effetto nei confronti di ogni utente. Tuttavia, non è possibile escludere che questo contenuto sia già stato copiato, scaricato o altrimenti duplicato da altri utenti per scopi personali. Per prevenire l’uso improprio della funzione, un amministratore del gruppo (di solito un insegnante) può limitare la condivisione dei contenuti. Per tali funzioni l’app salva tutte le impostazioni selezionate dall’utente. Il trattamento dei dati precedentemente menzionati è obbligatorio per il funzionamento della funzione chat, affinché essa possa facilitare la routine scolastica nel miglior modo possibile.

5. Chiarimenti sulla funzione videochat: L’app Sdui offre la possibilità di svolgere videoconferenze tra due o più partecipanti. A tal fine dobbiamo utilizzare i dati di streaming audio e video. È inoltre possibile utilizzare una funzione chat all’interno della conferenza online. Per fornire tali funzioni, dobbiamo elaborare i contenuti e i metadati associati (mittente, destinatario ecc.). Questi dati non vengono registrati e, ai fini della protezione dei dati, non viene offerta una funzione di registrazione per la videoconferenza. Allo stesso modo non sono registrate neanche le chat, che vengono eliminate al termine della conferenza. Per garantire la corretta assegnazione dei partecipanti, per ogni conferenza viene generato un numero di partecipante temporaneo, che tuttavia non può essere rintracciato dai singoli utenti al termine della conferenza. Sebbene in seguito allo svolgimento della conferenza sia possibile constatare che essa ha avuto luogo in una certa data e ora, non è più possibile determinarne i partecipanti. Prima di partecipare a una videoconferenza, elaboriamo altresì i dati di autenticazione per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere alla stanza della videoconferenza. La possibilità di utilizzare singole funzioni, come la condivisione dello schermo, dipende dal browser o dal sistema operativo del terminale su cui si svolgono le videoconferenze. È pertanto necessario elaborare queste informazioni per fornire le funzioni adatte al terminale utilizzato.

6. Utilizzo delle notifiche push: Le cosiddette notifiche push possono essere attivate nelle app mobili. Si tratta di una funzione fornita dal provider del sistema operativo installato sul dispositivo e viene gestita dall’app. Quando utilizza questo servizio, il provider del suo sistema operativo (Apple o Google) deve raccogliere i suoi dati ai fini della fornitura del servizio. La base giuridica del trattamento dei dati è costituita dalla liberatoria concessa direttamente sul suo dispositivo.

7. Ulteriori diritti: Ai sensi dell’RGPD, lei gode dei seguenti diritti: Diritto di informazioni ai sensi dell’art. 15 RGPD. – Diritto di rettifica ai sensi dell’art. 16 RGPD. – Diritto alla cancellazione ai sensi dell’art. 17 RGPD. – Diritto alla limitazione ai sensi dell’art. 18 RGPD. – Diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 RGPD. Ha altresì il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di vigilanza per la protezione dei dati in merito al trattamento dei dati da noi effettuato.

8. Chiarimenti sul trattamento dei dati da parte di Sdui durante l’utilizzo dell’app Sdui: Decidendo di utilizzare l’app Sdui, si verifica inoltre il trattamento dei dati per la quale la stessa Sdui GmbH risulta responsabile del trattamento e non noi in qualità di scuola. Per assicurarle totale trasparenza, desideriamo fornirle in questa sezione una panoramica dedicata:

8.1 Raccolta di dati per la fornitura del servizio: L’utilizzo della nostra app avviene tramite il sito web o direttamente nell’app Sdui. Per consentire la comunicazione con Sdui, vengono elaborati almeno i seguenti dati per motivi tecnici: indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo utilizzato, URL del referrer, nome host del computer che effettua l’accesso e ora della richiesta. Le procedure implementate da Sdui prevedono il salvataggio dei log per 14 giorni.

8.2 Raccolta dei dati per migliorare l’app: Per consentire a Sdui GmbH di migliorare costantemente la sua app e renderla a misura di utente, l’app memorizza i valori statistici sull’uso delle funzioni in modo completamente anonimo e senza possibilità di tracciamento. Questo accade quando si accetta il trasferimento dei dati per ottimizzare l’applicazione. La base giuridica è costituita dall’art. 6 c. 1 lett. a) dell’RGPD. La funzione può essere disattivata in qualsiasi momento nell’app. In questo modo è possibile vedere in quale voce di menù gli utenti commettono spesso errori, così da poter apportare le dovute modifiche. Il salvataggio dell’analisi statistica deriva da un interesse legittimo per il miglioramento continuo dell’app e per consentire un utilizzo più a misura di utente: per questo motivo, il consenso non è richiesto. Può opporsi all’analisi statistica in qualsiasi momento nelle impostazioni dell’app.

Consenso complessivo: Spuntando la casella “Sì” e con la mia firma confermo di aver preso visione dell’informativa sulla privacy e autorizzo il trattamento dei miei dati personali per tutti i punti di cui sopra. Ho il diritto di revocare la mia decisione in qualsiasi momento telefonicamente, per e-mail o mezzo posta alla scuola.