Declaración de protección de datos y consentimiento para el tratamiento de datos frente al colegio

Queridos padres, queridos alumnos,
La protección de sus datos y los de sus hijos es muy importante para nosotros. Por lo tanto, nosotros, como ________________________________________ (Colegio), hemos decidido utilizar en nuestro colegio la aplicación “Sdui” de Sdui GmbH (Universitätsstr. 3, 56070 Coblenza, Alemania) para comunicarnos más fácilmente en la vida escolar cotidiana. Para que usted y su hijo tengan una cuenta en “Sdui”, necesitamos su consentimiento. El uso de una aplicación de este tipo implica una gran cantidad de tratamiento de datos, por tanto, para que usted esté en condiciones de dar su consentimiento informado, nos gustaría explicar en la siguiente sección qué tratamiento de datos tendrá lugar si usted decide crear una cuenta en “Sdui”..

En primer lugar: hemos elegido al proveedor Sdui, ya que procesa y aloja los datos en Alemania, en servidores de CGM (Clinical Deutschland GmbH). Si en casos excepcionales los datos se tratan en otro lugar, lo indicaremos por separado.

1. Aclaración sobre el tratamiento de los datos maestros de cada usuario: Para evitar el uso indebido de la aplicación y para garantizar que todo el mundo sepa quién ha realizado qué acciones en la aplicación, es un requisito obligatorio para el uso de la aplicación que se introduzcan, almacenen y muestren los nombres y apellidos del usuario en la aplicación. El nombre también es obligatorio para las siguientes acciones: 1. mostrar en el elemento de menú “Noticias”, para que el creador de una noticia (normalmente un profesor) pueda ver quién está en la lista de distribución y los usuarios puedan ver quién es el autor. Dentro de estas “Noticias”, los autores también pueden mencionar a otros usuarios, por ejemplo, para distribuir tareas. 2. mostrar una confirmación de recepción y lectura para el autor de una “Noticia”. 3. mostrar en la opción de menú “Nube”, si los documentos con nombres están almacenados allí.
Para asignar a los alumnos a los grupos y chats de grupo adecuados (véase 4.) y para mostrar el horario, también se almacena información sobre el horario de cada alumno. Para asignar también a los padres a los grupos correctos, los padres están vinculados a sus respectivos hijos. Al final de cada curso escolar, se comprueba hasta qué punto es necesario seguir almacenando en la aplicación los datos. Tenga en cuenta que los períodos de almacenamiento en nuestros sistemas locales o “fuera de línea” no se ven afectados por esto.

2. Aclaración sobre el registro: Para garantizar la seguridad contra los ataques y poder rastrear los cambios en los datos, se crean los llamados registros en la aplicación Sdui. El objetivo de estos registros es garantizar que al final sea comprensible quién introdujo, modificó o borró qué datos en el programa y cuándo. Esto es importante para poder aclarar las discrepancias a posteriori.

3. Tratamiento de la dirección de e-mail (opcional): Opcionalmente, puedes introducir tu correo electrónico en la aplicación, que también puede tener un pseudónimo o un apodo. El correo es necesario para restablecer una contraseña y no es visible para los demás. Si no se introduce una dirección de correo electrónico, el restablecimiento de la contraseña sólo es posible solicitándolo a la secretaría o al administrador de sistemas.

4. Aclaración sobre el uso de la función de chat: La aplicación ofrece, para los centros educativos que opten por ella, una función de chat específica para cada centro. La principal ventaja es que los alumnos, los padres y los profesores pueden intercambiar información sobre temas relacionados con la organización o el aprendizaje a corto plazo. Hasta ahora, este intercambio se realizaba a menudo a través de servicios externos como WhatsApp, que no garantiza una protección de datos adecuada. Con su función de chat, Sdui ofrece una alternativa segura e interna a la escuela que no requiere un número de teléfono móvil privado. Para evitar el uso indebido, los usuarios son visibles para otros usuarios con sus nombres cuando escriben mensajes de chat o son incluidos en grupos (grupos de clase y grupos de interés como clubes deportivos) por los administradores (en su mayoría profesores y posiblemente estudiantes en puestos especiales como representantes del colegio). Los alumnos y los padres sólo pueden enviar mensajes o archivos (fotos, vídeos, documentos, etc.) (en adelante: “contenido”) dentro de un chat si un administrador lo ha aprobado. Las acciones realizadas en el chat, como los contenidos intercambiados, se almacenarán. Los contenidos que han sido compartidos específicamente pueden ser eliminados por el autor con efecto para cualquier persona. Sin embargo, no se puede descartar que este contenido ya haya sido copiado, descargado o duplicado de otra manera por otros usuarios para sus propios fines Para evitar el mal uso, un administrador de grupo (normalmente un profesor) puede restringir el uso compartido de los contenidos. Para estas funciones, la aplicación almacena todos los ajustes realizados por el usuario. Para que la función de chat facilite la rutina escolar diaria de la mejor manera posible, el tratamiento de los datos mencionados es obligatorio para el funcionamiento de la función de chat.

5. Aclaración sobre la función de videoconferencia: La aplicación Sdui ofrece la posibilidad de realizar videoconferencias entre dos o más participantes. Para que esto sea posible, tenemos que utilizar datos de streaming de audio y vídeo. Existe la posibilidad adicional de utilizar una función de chat dentro de la videoconferencia. Para ello, necesitamos procesar el contenido y los metadatos asociados (remitente, destinatario, etc.). Estos datos no se registran, ni se ofrece una función de grabación para la videoconferencia por razones de protección de datos. Asimismo, los chats de texto no se graban, sino que se eliminan una vez finalizada la conferencia. Para poder asignar correctamente a los participantes, se genera un número de participante temporal para cada conferencia, que no puede ser rastreado hasta los usuarios individuales una vez finalizada la conferencia. Esto significa que, aunque se pueda ver después que una conferencia tuvo lugar en una fecha y hora determinadas, ya no es posible determinar quiénes participaron en ella. Antes de poder participar en una videoconferencia, también procesamos los datos de autenticación para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la sala de videoconferencia. La posibilidad de utilizar funciones individuales, como el uso compartido de la pantalla, depende del navegador o del sistema operativo del dispositivo final en el que se realizan las videoconferencias. Por lo tanto, es necesario procesar esta información para proporcionar las funciones adaptadas al dispositivo final específico utilizado.

6. Uso de notificaciones push: Puede suscribirse a las llamadas notificaciones push en las aplicaciones móviles. Esta función está disponible por el proveedor respectivo del sistema operativo que usa su dispositivo y es usado por la aplicación. Si utiliza este servicio, es necesario que el proveedor de su sistema operativo (Apple, Google u otros) recopile sus datos para poner el servicio a su disposición. La base legal para el procesamiento de datos es el consentimiento que da directamente en su dispositivo.

7. Sus otros derechos: De acuerdo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos Europeo), usted tiene los siguientes derechos: El derecho a la información de acuerdo con el Art. 15 RGPD – El derecho a la rectificación de acuerdo con el Art. 16 RGPD – El derecho a la eliminación de acuerdo con el Art. 17 RGPD – El derecho a la restricción del procesamiento de acuerdo con el Art. 18 RGPD – El derecho a oponerse de acuerdo con el Art. 21 RGPD. También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de la protección de datos sobre el tratamiento de datos realizado por nosotros.

8. Aclaración sobre el tratamiento de datos por parte de Sdui al utilizar la app Sdui: Si decide utilizar la aplicación Sdui, también se producirá un tratamiento de datos cuyo responsable es la propia Sdui GmbH y no nosotros como escuela. Con el fin de ser transparentes para usted, nos gustaría darle una visión general aquí:

8.1 Recopilación de datos para la prestación del servicio: Cuando utiliza nuestra aplicación, lo hace a través del sitio web o directamente en la aplicación Sdui. Para permitir la comunicación con Sdui, se procesan al menos los siguientes datos por razones técnicas: Dirección IP, tipo de navegador y versión, si procede, sistema operativo utilizado, URL de referencia, nombre de host del ordenador que accede y hora de la solicitud. Estos registros se almacenan durante 14 días de acuerdo con Sdui.

8.2 Recopilación de datos para mejorar la aplicación: Para que Sdui GmbH pueda mejorar constantemente su aplicación y hacerla más fácil de usar, la aplicación almacena valores estadísticos sobre el uso de las funciones de forma totalmente anónima y sin posibilidad de trazabilidad. Esto ocurre cuando aceptas la transferencia de datos en la app para la optimización de la misma. La base legal es el Art. 6 para. 1 lit. a) RGPD. Puedes desactivar la función en la aplicación en cualquier momento. Esto facilita ver, por ejemplo, bajo qué elemento del menú se producen frecuentemente errores en la aplicación, de modo que este elemento del menú pueda ser revisado. El almacenamiento de esta evaluación estadística se basa en un interés legítimo en la mejora continua de la aplicación y para permitir un manejo fácil del usuario y, por lo tanto, no requiere consentimiento. Puede oponerse a esta evaluación estadística en los ajustes de la aplicación en cualquier momento.

Consentimiento holístico: Al marcar “Sí” y firmar este formulario, confirmo que he leído la declaración de protección de datos y estoy de acuerdo con todo el tratamiento de datos mencionado. Puedo revocar mi decisión en cualquier momento por teléfono, correo electrónico o correo postal al colegio