Déclaration sur la protection des données et consentement au traitement des données relative à l’école

La déclaration de protection des données ci-dessous ne concerne que l’application (app.sdui.de).

Vous trouverez ici la déclaration sur la protection des données relative au site web >
Conditions générales >

La Sdui GmbH est officiellement mandatée par l’école pour le traitement des données par le biais de l’Accord de traitement des Données Personnelles (ci-après “l’Accord”). L’école reste propriétaire de toutes les données – et l’utilisateur donne son accord à l’école pour le traitement des données.

Voici un modèle de texte pour une telle déclaration sur la protection des données et sur le consentement au traitement des données vis-à-vis de l’école: 

Chers parents, chers élèves,
La protection de vos données et de celles de vos enfants est très importante pour nous. Pour cette raison au sein de, ________________________________________ (école), nous avons décidé d’utiliser dans notre établissement scolaire, l’application conforme au RGPD “Sdui” issue de la société Sdui GmbH, domiciliée Universitätsstr. 3, 56070 Koblenz afin de faciliter la communication dans le quotidienne de l’école. Pour pouvoir mettre à votre disposition et à celle de votre enfant un compte sur “Sdui”, nous avons besoin de votre accord. L’utilisation d’une telle application entraîne le traitement de données. Afin que vous soyez en mesure de donner un consentement éclairé, la section suivante explique quel traitement de données aura lieu si vous décidez de créer un compte “Sdui”.

Sdui utilise lui-même les serveurs de CompuGroup Medical en Allemagne, où les données sont traitées. Si, dans des cas exceptionnels, les données sont traitées ailleurs, nous vous en informerons séparément.

1. Informations sur le traitement des données de base de chaque utilisateur: Pour éviter une utilisation abusive de l’application et garantir la transparence sur qui a effectué quelles actions, le nom et le prénom de l’utilisateur doivent être spécifiés, stockés et affichés dans l’application pour pouvoir l’utiliser. Le nom doit également être spécifié pour effectuer les actions suivantes: 1. Affichage dans l’élément de menu “Nouvelles”, afin que l’auteur des nouvelles (dans la majorité des cas un enseignant) puisse voir qui est sur la liste de diffusion et que les utilisateurs puissent voir qui est l’auteur. Dans le menu “Actualités”, les auteurs peuvent également mentionner d’autres utilisateurs, par exemple, pour partager les tâches. 2. Pour afficher une confirmation de réception et une confirmation de lecture pour un auteur de “Nouvelles”. 3. Afficher dans l’élément de menu “Cloud”, à condition que les documents y soient stockés avec le nom indiqué.

Pour pouvoir attribuer les élèves aux groupes et aux chats de groupe correspondants (voyez 4.) et afficher l’horaire, des informations sur l’horaire de chaque élève sont également enregistrées. Afin d’attribuer également les parents aux groupes corrects, les parents sont liés à leurs enfants respectifs. A la fin de chaque année scolaire, une vérification est effectuée pour déterminer si un stockage supplémentaire est nécessaire dans l’application Sdui. Veuillez noter que les périodes de conservation dans nos systèmes locaux ou “hors ligne” ne sont pas affectées par cette mesure.

2. Informations sur la journalisation: Pour assurer la sécurité contre les attaques et pour comprendre les modifications des données, des journaux sont générés dans l’application Sdui. Ces journaux sont destinés à garantir que la personne qui s’est connectée, a modifié ou supprimé les données dans le programme, ainsi que l’heure et le type de données, puissent être retracées. C’est important pour pouvoir éclaircir les éventuelles divergences par la suite.

3. Traitement du mail (facultatif): Vous pouvez facultativement entrer votre mail dans l’application, en utilisant également un nom inventé ou un surnom. L’adresse mail est nécessaire pour réinitialiser un mot de passe et ne peut pas être vue par d’autres personnes. Sans indication d’un mail, le mot de passe ne peut être réinitialisé qu’en soumettant une demande au bureau de l’administrateur informatique.

4. Informations sur l’utilisation de la fonction de chat: L’application offre une fonction de chat spécifique aux écoles qui l’ont choisie. Les élèves, les parents et les enseignants doivent en particulier avoir l’avantage de pouvoir discuter à court terme de sujets liés à l’organisation et/ou à l’apprentissage. Jusqu’à présent, ces discussions ont souvent eu lieu via des services externes tels que WhatsApp, qui ne garantit pas une protection adéquate des données. La fonction de chat de Sdui offre une alternative interne sécurisée qui n’implique pas l’utilisation de numéro de téléphone mobile privé. Afin d’éviter tout abus, les noms des utilisateurs peuvent être vus par les autres utilisateurs lorsqu’ils écrivent des messages de chat ou lorsqu’ils sont enregistrés par les administrateurs (dans la majorité des cas des enseignants et éventuellement des élèves occupant des postes spéciaux tels que le porte-parole de l’école) dans les groupes (association de classe et, si nécessaire, groupes d’intérêt tels qu’un club sportif). Les élèves et les parents ne peuvent envoyer des messages ou des fichiers (photos, vidéos, documents, etc.) (ci-après dénommés “contenu”) dans un chat que si un administrateur l’a approuvé. Les actions effectuées dans le chat, comme les contenus échangés, sont enregistrées. Tout contenu spécifique qui a été communiqué peut être supprimé par l’auteur avec effet pour tous. Il n’est toutefois pas exclu que ce contenu ait déjà été copié, téléchargé ou reproduit d’une autre manière par d’autres utilisateurs à des fins personnelles. Pour éviter les abus un administrateur de groupe (dans la majorité des cas un enseignant) peut limiter le partage du contenu. L’application enregistre tous les paramètres configurés par l’utilisateur pour de telles fonctionnalités. Pour faciliter les activités scolaires quotidiennes, le traitement des données susmentionnées est essentiel au fonctionnement de la fonction de chat.

5. Informations sur la fonction de chat vidéo: L’application Sdui offre la possibilité d’organiser des visioconférences entre deux ou plusieurs participants, en utilisant des données audio et vidéo en continu. Il est également possible d’utiliser une fonction de chat au sein de la conférence vidéo. Pour rendre cela disponible, nous devons traiter le contenu ainsi que les métadonnées associées (expéditeur, destinataire, etc.). Ces données ne sont pas enregistrées et aucune fonction d’enregistrement des conférences vidéo n’est prévue pour des raisons de protection des données. Les conversations textuelles ne sont pas non plus enregistrées, mais sont supprimées à la fin de la conférence. Afin que nous puissions attribuer correctement les participants, un numéro de participant temporaire est généré pour chaque conférence. Ce numéro ne peut pas être retracé jusqu’aux utilisateurs individuels après la conférence. Par la suite, on peut donc constater qu’une conférence a eu lieu à une certaine date et heure, mais il n’est plus possible de déterminer qui y a participé. Nous traitons également les données d’authentification afin de garantir que seules les personnes autorisées ont accès à la salle de visioconférence. L’utilisation ou non de certaines fonctionnalités telles que le partage d’écran dépend du navigateur web ou du système d’exploitation de l’appareil final utilisé pour la visioconférence. Ces informations doivent être traitées pour adapter les fonctionnalités à l’appareil spécifique utilisé.

6. Utilisation des notifications push: Vous pouvez vous abonner aux notifications push provenant d’applications mobiles. Cette fonctionnalité est fournie par le fournisseur respectif du système d’exploitation que vos appareils utilisent, et est utilisée par l’application. Le fournisseur de votre système d’exploitation (Apple ou Google) doit collecter vos données personnelles pour mettre ce service à votre disposition. La base juridique du traitement des données est le consentement que vous donnez directement sur votre appareil.

7. Vos autres droits: Selon le RGPD, vous disposez des droits suivants: Droit d’accès conformément à l’art. 15 RGPD – Droit de rectification conformément à l’art. 16 RGPD – Droit à l’effacement conformément à l’art. 17 RGPD – Droit à la limitation du traitement conformément à l’art. 18 RGPD – Droit d’opposition conformément à l’art. 21 RGPD. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données concernant le traitement des données que nous effectuons.

8. Informations sur le traitement des données par Sdui lors de l’utilisation de l’application Sdui: Si vous décidez d’utiliser l’application Sdui, c’est Sdui GmbH, et non notre école, qui sera responsable du traitement de vos données. Pour atteindre le plus haut niveau de transparence, nous souhaitons vous donner ici un aperçu:

8.1 Collection de données pour rendre des services de l’application à votre disponibilité: Vous pouvez utiliser notre application soit via le site web, soit directement dans l’application Sdui. Pour permettre la communication avec Sdui, au moins les données suivantes sont traitées pour des raisons techniques: L’adresse IP, le type et la version du navigateur, si nécessaire, le système d’exploitation utilisé, référent-URL, le nom d’hôte de l’ordinateur accédant et l’heure de la requête. Selon Sdui, ces journaux sont stockés pendant une période de 14 jours.

8.2 Collection de données pour améliorer l’application: Pour que Sdui GmbH puisse améliorer en permanence son application et la rendre plus utilisable, l’application enregistre des valeurs statistiques sur l’utilisation des fonctionnalités de manière anonyme et sans possibilité de les retrouver. Cela survient lorsque vous acceptez le transfert de données dans l’application pour optimiser l’application. La base juridique est l’art. 6(1)(a) du RGPD. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment dans l’application. Cela permet de voir plus facilement quel élément de menu est concerné par une incidence plus élevée d’erreurs de l’utilisateur, afin que cet élément de menu puisse être révisé. Le stockage de cette analyse statistique est fondé sur un intérêt légitime à l’amélioration continue de l’application. Cela permet une utilisation conviviale et ne nécessite donc pas de consentement. Vous pouvez à tout moment vous opposer à cette analyse statistique dans les paramètres de l’application.

Consentement général: En cochant la case “Oui” et en apposant ma signature, je confirme que j’ai lu la déclaration sur la protection des données et que j’accepte le traitement des données mentionnées ci-dessus. Je peux révoquer ma décision à tout moment par téléphone, par courriel ou par courrier.