Datenschutzerklärung und Einwilligung zur Datenverarbeitung gegenüber der Schule

Liebe Eltern, liebe Schülerinnen und Schüler,
der Schutz der Daten von Ihnen und Ihrer Kinder liegt uns sehr am Herzen. Daher haben wir als ________________________________________ (Schule) uns dafür entschieden, die datenschutzfreundliche Anwendung „Sdui“ der Sdui GmbH, Universitätsstr. 3, 56070 Koblenz an unserer Schule einzusetzen, um im Schulalltag einfacher kommunizieren zu können. Um Ihnen und Ihrem Kind ein Konto auf „Sdui“ bereitstellen zu können, benötigen wir Ihre Einwilligung. Mit der Nutzung einer solchen App gehen sehr viele Datenverarbeitungen einher – damit du/Sie in der Lage sind eine informierte Einwilligung zu erteilen, möchten wir deshalb im folgenden Abschnitt darstellen, welche Datenverarbeitungen stattfinden sofern du/Sie sich entscheiden ein „Sdui“-Konto einrichten zu lassen.

Erst einmal vorweg: Wir haben uns bewusst für den Anbieter Sdui entschieden, da dieser die Daten grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Sdui selbst nutzt Server der CGM Clinical Deutschland GmbH in Deutschland, wo die Daten letztendlich auch verarbeitet werden. Sollten Daten in Ausnahmefällen woanders verarbeitet werden, weisen wir noch einmal gesondert darauf hin.

1. Aufklärung zur Verarbeitung der Stammdaten jedes Benutzers: Damit es keinen Missbrauch der App gibt und jeder weiß, wer welche Handlungen darin vorgenommen hat, ist die Angabe und die Speicherung sowie die Anzeige des Vor- und Nachnamens in der App eine zwingend erforderliche Voraussetzung für die Nutzung der App. Der Name wird außerdem für folgende Aktionen zwingend benötigt: 1. Anzeige in Menüpunkt „News“, damit der Ersteller einer News (meistens eine Lehrkraft) sehen kann, wer sich im Verteiler befindet und die Nutzer sehen können, wer der Autor ist. Innerhalb dieser „News“ können Autoren auch andere Nutzer erwähnen, um etwa Aufgaben zu verteilen. 2. Zur Anzeige einer Empfangs- und Lesebestätigung bei dem Autor einer “News”. 3. Anzeige im Menü-Punkt „Cloud“, sofern dort Dokumente mit Nennung von Namen hinterlegt werden.

Um die Schüler den entsprechenden Gruppen und Gruppen-Chats (siehe 4.) zuordnen und den Stundenplan anzeigen zu können, werden außerdem zu jedem Schüler Informationen über seinen Stundenplan gespeichert. Um Eltern ebenfalls den korrekten Gruppen zuzuordnen, sind Elternteile mit ihren jeweiligen Kindern verknüpft. Am Ende eines Schuljahres wird jeweils geprüft, inwieweit eine weitere Speicherung in der Anwendung Sdui erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass Speicherfristen in unseren lokalen Systemen oder „Offline“ hiervon nicht betroffen sind.

2. Aufklärung zur Protokollierung: Um die Sicherheit vor Angriffen zu gewährleisten und Änderungen an Daten nachvollziehen zu können, werden in der Anwendung Sdui sogenannte Protokolle angefertigt. Diese Protokolle sollen gewährleisten, dass am Ende nachvollziehbar ist, wer welche Daten wann in das Programm eingetragen, geändert oder gelöscht hat. Das ist wichtig, damit wir Unstimmigkeiten im Nachhinein aufklären können.

3. Verarbeitung der E-Mail-Adresse (optional): Ihre E-Mail können Sie optional in der App eingeben, welche auch einen Fantasie-Namen oder einen Nicknamen haben kann. Sie ist zum Zurücksetzen eines Passworts erforderlich und für Andere nicht sichtbar. Ohne die Angabe einer E-Mail-Adresse ist das Zurücksetzen des Passworts nur durch einen Antrag im Sekretariat bzw. beim IT-Administrator möglich.

4. Aufklärung für die Benutzung der Chatfunktion: Die App bietet – für Schulen, die sich dafür entscheiden – eine schulspezifische Chatfunktion. Darüber soll insbesondere der Vorteil gewährt werden, dass Schüler/innen, Eltern und Lehrkräfte sich kurzfristig über organisatorische und / oder lernrelevante Themen austauschen können. Dieser Austausch findet bisher oft über externe Dienste wie WhatsApp statt, wobei kein hinreichender Datenschutz gewährleistet ist. Sdui bietet mit der Chatfunktion eine sichere und schulinterne Alternative, die ohne private Handynummer auskommt. Damit es keinen Missbrauch gibt, sind die Nutzer jeweils mit Ihrem Namen für andere Nutzer sichtbar, wenn sie Chat-Nachrichten schreiben oder durch Administratoren (meist Lehrkräfte und ggf. Schüler in besonderen Positionen wie z.B. Schulsprecher) in Gruppen (Klassenverband sowie ggf. Interessengruppen wie z.B. Sport-AG) aufgenommen werden. Schüler und Eltern dürfen innerhalb eines Chats erst Nachrichten oder Dateien (Fotos, Videos, Dokumente etc.) (nachfolgend: „Inhalt“) senden, wenn ein Administrator dies freigegeben hat. Die in dem Chat vorgenommen Aktionen, wie etwa ausgetauschte Inhalte, werden gespeichert. Ein eigens mitgeteilter Inhalt kann vom Autor mit Wirkung gegenüber jedermann gelöscht werden. Dabei ist allerdings nicht auszuschließen ist, dass dieser Inhalt bereits von anderen Nutzern kopiert, heruntergeladen oder auf sonstige Weise für eigene Zwecke dupliziert wurde. Zur Vorbeugung von Missbrauch kann ein Gruppen-Administrator (meist eine Lehrkraft) das Teilen von Inhalten einschränken. Für derartige Funktionen speichert die App alle vom Nutzer vorgenommenen Einstellungen. Damit die Chatfunktion den Ablauf des Schulalltages bestmöglich erleichtern kann, ist die Verarbeitung der genannten Daten zwingend für den Betrieb der Chatfunktion erforderlich.

5. Aufklärung über die Videochatfunktion: Die App Sdui bietet die Möglichkeit Videokonferenzen zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern durchzuführen. Um diese zu ermöglichen, müssen wir Audio- und Videostreamingdaten verwenden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine Chatfunktion innerhalb der Webkonferenz zu benutzen. Um diese zur Verfügung stellen zu können, müssen wir die Inhalte als auch die dazu gehörigen Metadaten (Sender, Empfänger usw.) verarbeiten. Eine Aufzeichnung dieser Daten findet nicht statt, auch eine Aufzeichnungsfunktion für die Videokonferenz wird aus Datenschutzgründen nicht angeboten. Ebenfalls werden Textchats nicht aufgezeichnet, sondern nach Abschluss der Konferenz gelöscht. Damit wir die Teilnehmer korrekt zuordnen können, wird bei jeder Konferenz eine temporäre Teilnehmernummer erzeugt, die nach Ende der Konferenz allerdings nicht mehr auf einzelne Nutzer zurückverfolgt werden kann. So kann zwar danach eingesehen werden, dass eine Konferenz an einem bestimmten Datum und Uhrzeit stattgefunden, aber nicht mehr ermittelt werden, wer daran teilgenommen hat. Bevor die Teilnahme an einer Videokonferenz stattfinden kann, verarbeiten wir auch Authentifizierungsdaten, um zu gewährleisten, dass nur berechtige Personen Zutritt zum Videokonferenzraum erhalten. Ob einzelne Funktionen wie z.B, das Screensharing genutzt werden können, hängt von dem Browser bzw. Betriebssystem des Endgerätes ab, auf welchem die Videokonferenzen durchgeführt werden. Es ist daher erforderlich, diese Informationen zu verarbeiten um die Funktionen angepasst auf das konkret genutzte Endgerät zur Verfügung zu stellen.

6. Verwendung von Push-Nachrichten: Sie können in den Mobile-Apps sogenannte Push-Nachrichten abonnieren. Diese Funktion wird von dem jeweiligen Anbieter des Betriebssystems, das ihr Gerät verwendet, zur Verfügung gestellt und von der App bespielt. Wenn Sie diesen Dienst nutzen, ist es notwendig, dass der Anbieter Ihres Betriebssystems (Apple oder Google) Daten von Ihnen erhebt um Ihnen den Dienst zur Verfügung stellen zu können. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Einwilligung, die Sie direkt auf Ihrem Gerät erteilen.

7. Ihre weiteren Rechte: Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte: Ein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO – Das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO – Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO – Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO – Das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO. Ebenfalls besteht das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen zu beschweren.

8. Aufklärung über die Datenverarbeitung durch Sdui bei der Nutzung der Sdui-App: Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Sdui-App zu nutzen, finden auch Datenverarbeitungen statt, für die die Sdui GmbH selbst Verantwortlicher ist und nicht wir als Schule. Um transparent für Sie zu sein, möchten wir Ihnen auch darüber gerne hier eine Übersicht geben:

8.1 Erhebung von Daten zur Bereitstellung des Dienstes: Wenn Sie unsere App nutzen, dann tun Sie das entweder über die Webseite oder direkt in der Sdui-App. Um die Kommunikation mit Sdui zu ermöglichen, werden aus technischen Gründen zwingend mindestens folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse, ggf. Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners und Uhrzeit der Anfrage. Die Speicherung dieser Logs erfolgt gemäß Sdui für 14 Tage.

8.2 Erhebung von Daten zur Verbesserung der App: Damit die Sdui GmbH deren App stets verbessern und benutzerfreundlicher gestalten kann, speichert die App völlig anonym und ohne,
dass es eine Möglichkeit der Rückverfolgung gibt, statistische Werte über die Nutzung der Funktionen ab. Dies geschieht, wenn Sie in der App die Datenübermittlung zur Optimierung der App akzeptieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können die Funktion jederzeit in der App wieder deaktivieren. So kann beispielsweise besser gesehen werden, unter welchem Menüpunkt es häufig zu Fehlern der Anwendung kommt, sodass dieser Menüpunkt überarbeitet werden kann. Die Speicherung dieser statistischen Auswertung erfolgt auf Grund eines berechtigten Interesses zur stetigen Verbesserung der App und zur Ermöglichung einer benutzerfreundlichen Handhabung und bedarf daher nicht einer Einwilligung. Sie können dieser statistischen Auswertung in den App-Einstellungen jederzeit widersprechen.

Ganzheitliche Einwilligung: Mit einem Kreuz bei „Ja“ und meiner Unterschrift bestätige ich, dass ich die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen habe und mit allen oben genannten Datenverarbeitungen einverstanden bin. Ich kann meine Entscheidung jederzeit telefonisch, per Mail oder postalisch bei der Schule widerrufen.