Okul İçin Veri Koruma Beyanı ve Veri İşleme Onayı

Sevgili Veliler, Sevgili Öğrenciler,
Sizin ve çocuklarınızın verilerinin korunması bizim için büyük önem arz etmektedir. Bu yüzden, okulun güncel konularını daha kolay iletebilmek için __________________________________________________________________________ olarak, veri koruma yönetmeliğine uygun olan, Sdui GmbH, Universitätsstr. 3, 56070 Koblenz şirketinin “Sdui” uygulamasını kullanmaya karar verdik. Size ve çocuğunuza “Sdui” uygulamasında kullanıcı hesabı
sunabilmek için, sizin onayınıza ihtiyacımız vardır. Böyle bir uygulamanın kullanımı bir çok verinin işlenmesine yol açmaktadır; bilinçli olarak onayınızı verebilmen/verebilmeniz için “Sdui” hesabı açtırmayı kabul etmen/etmeniz durumunda, hangi verilerin işleneceğini, aşağıdaki paragrafta göstermek isteriz.

Sdui, verilerin sonuç olarak da işlendiği, Almanya’daki CompuGroup Medical’in sunucularını kullanmaktadır. Veriler istisnai olarak farklı bir yerde işlenmesi durumunda, ayrı bilgi verilecektir.

1. Her kullanıcının temel verilerinin işlenmesi hakkında bilgilendirme: Uygulamanın kötüye kullanılmasının önlenmesi ve herkesin orada kimin nasıl eylemlerde bulunduğunu bilmesi adına, ad ve soyadın bildirilmesi ve kaydı ve uygulama içinde gösterilmesi zorunlu bir şarttır. İsim ayrıca aşağıdaki eylemler için zorunlu olarak gerekmektedir: 1. Bir haberin yazarı (genelde öğretmen) dağıtımda kimlerin bulunduğunu görmesi ve kullanıcıların, yazarın kim olduğunu görebilmeleri için “News” menü seçeneğinde gösterilmesi. Yazarlar, “News” içerisinde örneğin görev dağılımında bulunmak için diğer kullanıcıları da anabilirler. 2. Bir “News” yazarında alındı ve okundu teyidinin gösterilmesi için. 3. İsim anılarak dosya bırakılması durumunda, “Cloud” menü seçeneğinin gösterilmesi.

Öğrencileri ilgili grup ve grup sohbetlere (bkz. 4.) atamak ve ders programını gösterebilmek için ayrıca her öğrenci hakkında ders programına ilişkin bilgiler kaydedilmektedir. Velilerin de doğru gruplara atanmaları için veliler de ilgili çocukları ile bağlanırlar. Öğretim yılı sonunda Sdui uygulamasında devam eden bir kaydın gerekip gerekmediği incelenir. Yerel sistemlerimizdeki veya “Offline” kayıt sürelerimiz bundan etkilenmediğini dikkatinize sunarız.

2. Protokoller hakkında bilgilendirme: Saldırılara karşı güvenliği sağlamak ve verilerdeki değişiklikleri takip edebilmek için, Sdui uygulamasında protokoller oluşturur. Bu protokoller, programa kimin ne zaman hangi verileri girdiğini, değiştirdiğini veya sildiğini takip etmeyi sağlamaktadır. Bu, sonradan meydana çıkan uyumsuzlukları açıklamak için önem taşır.

3. E-posta adresinin işlenmesi (isteğe bağlı): Uygulamaya, gerçek adınızı yansıtmayan veya rumuz ile oluşturduğunuz e-posta adresinizi de kaydedebilirsiniz. Bu, şifrenizi sıfırlamak için gerekli olacaktır ve başkaları bunu göremeyecektir. E-posta adresi girilmediği durumlarda şifrenin sıfırlanması sadece sekreterliğe veya BT yöneticisine verilen dilekçe ile mümkün olacaktır.

4. Sohbet fonksiyonun kullanımı hakkında bilgilendirme: Uygulama, kullanmaya karar veren okullar için, okula özgü bir sohbet fonksiyonunu sunmaktadır. Bununla özellikle öğrencilerin, velilerin ve öğretmenlerin kısa yoldan organizasyon ve/veya öğrenim ile ilgili konular hakkında paylaşımda bulunmaları avantajı sağlanması hedeflenmektedir. Bu paylaşım şimdiye kadar, yeterince veri korunması sağlanamayan, WhatsApp gibi harici hizmet sunucuları üzerinden gerçekleşmektedir. Sdui, sohbet fonksiyonu ile özel cep telefon numarası gerektirmeyen güvenli ve okul dahilinde bir alternatif sunmaktadır. Kötü kullanımı önlemek için kullanıcılar mesaj yazdıklarında veya yöneticiler (genelde öğretmenler veya özel yetkilendirilmiş öğrenciler örn. öğrenci temsilcisi) tarafından gruplara (sınıf birliği ve icabında örn. Spor Etkinliği gibi menfaat grupları) alındıklarında isimleriyle görünür olacaklardır. Öğrenci ve veliler sohbet içi mesaj veya dosyaları (fotoğraflar, videolar, dokümanlar vs.) (bundan sonra: ’İçerik’) ancak yönetici tarafından onaylandıktan sonra gönderebilir. Sohbet içinde örneğin içerik paylaşımı gibi yapılan her eylem kaydedilmektedir. Yazarlar kendileri tarafından paylaştıkları içerikleri herkes için geçerli olmak üzere silebilirler. Ancak burada, o içeriğin hâlihazırda başka kullanıcılar tarafından kopyalandığı, indirildiği veya farklı bir yöntemle kendi kullanımları için çoğaltıldığı hariç tutulamaz. Kötü kullanımı önlemek için grup yöneticisi (genelde öğretmen) içerik paylaşımını kısıtlayabilir. Uygulama, bu tür fonksiyonlar için kullanıcıların tüm ayarlarını kaydetmektedir. Sohbet fonksiyonu, günlük okul yaşamını olabildiğince kolaylaştırabilmesi için sohbet fonksiyonun çalışması için belirtilen verilerin işlenmeleri zorunludur.

5.Görüntülü sohbet fonksiyonu hakkında bilgilendirme: Sdui uygulaması, iki veya daha fazla katılımcı arasında video konferans imkânı sunmaktadır. Bunu mümkün kılmak için ses ve görüntü yayını verilerini kullanmamız gerekmektedir. Web konferans dahilinde sohbet fonksiyonunu kullanma imkânı da mevcuttur. Bunu tahsis etmek için, içerikleri oldu gibi ilgili meta verileri de (gönderici, alıcı vs) işlememiz gerekmektedir. Veriler kaydedilmemektedir ve video konferansın kaydı da veri koruma sebeplerinden dolayı arz edilmemektedir. Aynı şekilde yazılı sohbetler de kaydedilmemektedir ve konferans sonrası silinmektedir. Katılımcıları doğru şekilde atayabilmemiz için, her konferans için, konferans sonrası katılımcıya geri sürdürülemeyen geçici bir katılımcı numarası oluşturulur. Böylelikle belli bir tarih ve saatte bir konferans yapıldığı görüntülenebilir, ancak katılımcıların kim olduğu tespit edilemez. Video konferansa katılmadan önce, video konferans odasına sadece yetkili katılımcıların erişimini sağlamak için, kimlik doğrulama verilerini de işlemekteyiz. Örneğin ekran paylaşımı gibi fonksiyonların kullanılabilirliği, video konferansın yapıldığı cihazın sunucusuna veya işletim sistemine bağlıdır. Bu yüzden fonksiyonları uyarlanmış bir şekilde net olarak kullanılan cihaza tahsis edebilmek için bu bilgilerin işlenmeleri gereklidir.

6. Push mesajların kullanımı: Mobil uygulamalarda Push bilgilendirmelere abone olabilirsiniz. Bu fonksiyon, cihazlarınızın kullandığı işletim sisteminin ilgili sunucusu tarafından tahsis edilir ve uygulama tarafından kullanılır. Bu hizmeti kullanıyorsanız, işletim sisteminizin sunucusu (Apple veya Google) size bu hizmeti sunabilmesi için sizin verilerinizi toplaması gereklidir. Veri işlemenin yasal dayanağını cihazlarınızda doğrudan vermiş olduğunuz onay oluşturmaktadır.

7. Diğer haklarınız: Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz: Bilgi edinme hakkı Madde 15 GDPR – Tashih hakkı Madde 16 GDPR – Sildirme hakkı Madde 17 GDPR – İşleme faaliyetini kısıtlama hakkı Madde 18 GDPR – İtiraz hakkı Madde 21 GDPR. Aynı şekilde veri koruma denetim makamında tarafımızca yapılan veril işlemeleri hakkında şikâyette bulunma hakkınız mevcuttur.

8. Sdui uygulaması kullanımında Sdui tarafından işlenen veriler hakkında bilgilendirme: Sdui uygulamasını kullanmaya karar verdiğinizde, biz okul olarak değil, Sdui GmbH’ın kendisi sorumlu olduğu veri işlemeleri de gerçekleşmektedir. Sizin için şeffaf olmak için, size bu konu hakkında da bir genel bakışı sunmak isteriz:

8.1 Hizmetin sunulması için veri toplama: Bizim uygulamamızı kullanıyorsanız bunu ya web sitesi üzerinden ya da doğrudan uygulama üzerinden yaparsınız. Sdui ile iletişimi mümkün
kılmak için teknik nedenlerden dolayı en az aşağıdaki verilerin işlenmesi gereklidir. IP-adresi, gerekirse sunucu türü ve sunucu versiyonu, kullanılan işletim sistemi, Referrer-URL, erişen bilgisayarın Host adı ve talebin saati. Bu kayıtlar, Sdui uyarınca 14 gün boyunca kayıtlı tutulur. Sdui uygulaması için çerezler kullanmıyoruz.. Uygulamanın tam işlevselliğini sağlamak için sadece kullanıcı cihazın yerel belleğinde aşağıdaki veri kategorilerini kaydetmekteyiz: 1. Yerel kullanıcı cihazı için özel uygulama ayarları. Buna aşağıdaki ayarlar dahildir: Cihaz türü bilgileri; uygulamada “Yardım-Not” kartlarına ilişkin bilgiler; Native uygulamada Push mesajı gönderimi için belirteç; Sdui uygulaması için bir güncellemenin olup olmadığına dair bilgiler. 2. Kimlik doğrulama verileri – bunlar, verilerini sürekli yeniden girmemesi için, Sdui kullanıcısının giriş verileridir.

8.2 Uygulamayı iyileştirmeye dair verilerin toplanması: Sdui GmbH, uygulamalarını sürekli iyileştirebilmesi ve daha kullanışlı hale getirebilmesi için, uygulama tamamen anonim ve izi sürdürülmesi imkânsız şekilde fonksiyonların kullanımı hakkında istatistik değerleri kaydetmektedir. Bu, uygulamayı optimize etmek için uygulamada veri aktarımını kabul ettiğinizde gerçekleşir. Yasal dayanak GDPR Madde 6 fıkra 1 bent a). Bu fonksiyonu istediğiniz zaman uygulamada devre dışı birakabilirsiniz. Bu şekilde örneğin hangi menü seçeneğinde kullanıcılar tarafından sıkça hatalar yapıldığı daha iyi görülebilir ve bu menü seçeneği de gözden geçirilebilir. Bu istatistiksel değerlendirme, uygulamanın sürekli iyileştirilmesine yönelik meşru bir menfaat temelinde ve kullanıcı dostu kullanımı sağlamak için kaydedilir ve bu nedenle onay gerektirmez. Bu istatistiksel değerlendirmeye uygulama ayarlarında her zaman itiraz edebilirsiniz.

Bütünsel onay: “Evet” şıkkını işaretleyerek ve imzamla Veri Koruma Beyanı hakkında bilgi sahibi olduğumu ve yukarıda belirtilen veri işlenmesini kabul ettiğimi beyan ediyorum. Kararımı her zaman okuldan telefon, e-posta veya posta yoluyla iptal edebilirim.