Ideen, Konzepte, Vorgaben und Best Practices gibt es bei der Gestaltung des Ganztags eine Menge. Gleichzeitig gilt es allerdings auch einige Hürden zu überwinden – pädagogisch, räumlich, aber vor allem auch in der Logistik und Verwaltung: Wir haben Schulen gefragt, vor welchen konkreten Herausforderungen sie bei der Verwaltung des Ganztags in der Praxis stehen. Aus den Rückmeldungen zeigt sich: Es sind nicht nur große Strukturfragen, sondern vor allem die vielen kleinen, täglichen Organisationshürden, die Teams an ihre Grenzen bringen.
1. Den Überblick behalten – Anwesenheit & Abholzeiten
Im Ganztag müssen Verantwortliche immer wissen, welche Kinder wann anwesend sind und wer sie abholt. Häufig entstehen Diskrepanzen zwischen verschiedenen Listen – dieses Jonglieren mit Informationen führt zu Unsicherheiten und erhöhtem Aufwand.
„Ein Kind geht heute wegen Arzttermin früher – das steht auf einem Zettel im Büro, aber nicht auf der Liste im Gruppenraum.“
2. An- und Abmeldungen ohne Chaos
Kinder werden krank, werden früher abgeholt oder ändern kurzfristig ihre AG-Wahl. Schulen und auch Eltern müssen Änderungen schnell und zuverlässig an alle relevanten Personen kommunizieren können.
„Eltern können einmal eingetragene Abholzeiten nicht selbst korrigieren – das macht’s kompliziert und erzeugt Zusatzwege.“
3. Mittagessen planen & abrechnen
Die Organisation des Mittagessens umfasst mehr als nur die Essensbestellung. Schulen müssen täglich kontrollieren, ob für alle anwesenden Kinder das Essen angemeldet ist, mit Caterern kommunizieren und die Abrechnung mit Eltern sicherstellen.
„Wir prüfen jeden Tag, ob für alle anwesenden Kinder Essen bestellt ist – das kostet enorm viel Zeit.“
4. AG- und Kursorganisation im Dauerwechsel
Die dynamische Wahl der AGs, die sich oft von Woche zu Woche oder sogar täglich ändert, macht die Planung schwierig. Stundenpläne, Gruppenzuordnungen und die Kommunikation an Eltern und Lehrkräfte sind ohne digitale Unterstützung kaum realisierbar.
„Kinder wählen ihre AGs jede Woche neu – aktuell wissen wir oft erst am Tag selbst, wer wo ist.“
5. Kommunikation & Informationsfluss im Dschungel der Kanäle
Der Informationsfluss erfolgt häufig über Papierlisten, verschiedene Chatgruppen und Einzelmails. Dadurch gehen wichtige Informationen verloren oder erreichen nicht alle Beteiligten.
„Viele Infos laufen über Chats, aber nicht jeder ist in allen Gruppen – da gehen Dinge einfach verloren.“
6. Personalmangel und Vertretungslücken
Krankheit oder Ausfälle im Team wirken sich sofort auf den Ablauf aus. Ersatz ist selten verfügbar, oft müssen Gruppen spontan zusammengelegt oder Angebote gestrichen werden.
„Wenn jemand ausfällt, bricht der ganze Plan zusammen – und wir haben kaum Spielraum.“
7. Ferienbetreuung und Sonderzeiten
Neben dem Regelbetrieb müssen auch Ferienangebote geplant und organisiert werden. Das bedeutet: Teilnehmendenlisten erstellen, Betreuungszeiten abstimmen, Räume und Personal einteilen – zusätzlich zum ohnehin vollen Alltag.
„Eine Anmeldung in einer einzigen übersichtlichen Abfrage – das wäre ein Traum.“
8. Datenschutz und Zugriffsrechte
Unterschiedliche Personengruppen – von Lehrkräften, über Sozialpädagog*innen bis zu externen Kursleitenden – benötigen unterschiedliche Informationen. Gleichzeitig müssen sensible Daten geschützt und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.
„Jugendbegleiter sollen nicht dieselben Leserechte haben wie Lehrkräfte.”
Am 23. Oktober 2025 haben Sie die einmalige Gelegenheit, direkt von den Expertinnen Jessica Süßenbach (Bildungsforscherin) und
Annekathrin Schmidt (Deutsche Kinder- und Jugendstiftung) spannende Einblicke in die Zukunft des Ganztags zu erhalten. Falls Sie an diesem Tag keine Zeit haben, können Sie sich gerne trotzdem anmelden. Wir schicken Ihnen eine Aufzeichnung des Talks zu.
Neben den zahlreichen Herausforderungen bietet der Ausbau des Ganztags tolle Möglichkeiten für Bildung, soziale Entwicklung und Teilhabe. Die Qualität der Ganztagsschule zeigt sich dabei darin, wie gut es ihr gelingt, jedem einzelnen Kind erfolgreiches Lernen und Leben zu ermöglichen. Der Ganztag entwickelt Schulen von reinen Lernort zum echten Lebensraum und bietet große Chancen. Weil der Ganztag mehr Zeit und vielfältige Lern- und Freizeitsituationen bietet, können Lehrkräfte zum Beispiel die sozialen Bedürfnisse sowie die individuellen Lernausgangslagen ihrer Schüler*innen besser berücksichtigen. Unterstützt durch multiprofessionelle Teams entsteht eine gemeinsame Verantwortung, in der Unterricht mit zusätzlichen Lern- und Förderangeboten sinnvoll verknüpft wird. Auch die Zusammenarbeit mit der Welt außerhalb der Schule eröffnet neue Möglichkeiten.
Studien und Forschungsprojekte zeigen, welche Vorteile die Ganztagsschule bietet:
Der stark vorangeschrittene Ausbau von Ganztagsschulen, auch aufgrund des ab 2026 geltenden Ganztagsförderungsgesetztes, hat bereits viele positive Impulse gesetzt und doch stehen viele Schulen noch vor der großen Aufgabe den Ganztag erfolgreich zu realisieren.
Langfristige Projekte wie die Studie zur Entwicklung des Ganztags (StEG) oder der „Wissenschaftsgeleiteter Qualitätsdialog zum Ganztag” lieferten reichhaltige Erkenntnisse zu den Wirkungsweisen im Ganztag und wie dieser gut gestaltet werden kann.
Der „Wissenschaftsgeleiteter Qualitätsdialog zum Ganztag“ identifizierte sechs Punkte als zentral für die Qualität des Ganztags:
Damit diese Punkte in der Praxis auch von den Schulen umgesetzt werden können, wurden zu jedem Handlungsfeld Broschüren erarbeitet, die Sie online hier herunterladen können. Dort finden Sie einen Überblick darüber, wie der Ganztag erfolgreich gemeistert werden kann, aber auch was es braucht, um gute Angebote durchzuführen und die Zusammenarbeit im Ganztagsteam zu stärken.
Am 23.Oktober 2025 haben Sie die einmalige Gelegenheit, direkt von den Expertinnen Jessica Süßenbach (Bildungsforscherin) und
Annekathrin Schmidt (Deutsche Kinder- und Jugendstiftung) spannende Einblicke in die Zukunft des Ganztags zu erhalten. Falls Sie an diesem Tag keine Zeit haben, können Sie sich gerne trotzdem anmelden. Wir schicken Ihnen eine Aufzeichnung des Talks zu.
Die Berthelsmann Stiftung hat in Kooperation mit der Robert Bosch Stiftung, der Stiftung Mercator und der Vodafone Stiftung Deutschland die Erfahrung von 10 hervorragenden Ganztagsschulen gesammelt, um das Wissen aus der Praxis zu bündeln.
In „Mehr Schule wagen – Empfehlungen für guten Ganztag” zeigt sich, was erfolgreiche Ganztagsschulen richtig machen und woran sich andere Schulen im Aufbau des Ganztags orientieren können:
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung des Ganztags brauchen, finden Sie diese zum Beispiel bei:
Gerade bei der enormen, zusätzlichen organisatorischen Belastung für Lehr- und Verwaltungskräfte können digitale Systeme für Kommunikation und Verwaltung spürbare Entlastung bieten.
Unsere Funktion Ganztagsverwaltung ist bald für Sie erhältlich und vereinfacht den Ganztag ganzheitlich, ob die Kommunikation, An- und Abmeldungen, die Verwaltung der Angebote oder deren Abrechnung. Als Teil der Sdui Group schaffen unsere Funktion für die Ganztagsverwaltung Ordnung in der Schule durch intuitive Bedienung, Effizienzsteigerung und Verlässlichkeit. Ob beim Erstellen von Essensplänen, beim Erfassen von An- oder Abmeldungen oder bei der optimalen Verteilung von Angebotsplätzen und Betreuungspersonal, die Funktion für Ganztagsverwaltung sorgt für eine schnelle, reibungslose Planung, damit mehr Zeit fürs Wesentliche bleibt.
Mehr Informationen finden Sie hier.
Der Ganztag ist Chance und Herausforderung zugleich. Ab 2026 haben alle Kinder Anspruch auf Ganztagsbetreuung – und damit eröffnet sich die Möglichkeit, Schule als echten Lebensraum zu gestalten: mit mehr Bildungsgerechtigkeit, stärkeren sozialen Kompetenzen, besserer Vereinbarkeit von Familie und Beruf und einer vielfältigen Angebotslandschaft.
Damit das gelingt, brauchen Schulen, Träger und Kommunen nicht nur Ideen, sondern vor allem gute Rahmenbedingungen: verlässliche Strukturen, ausreichend Personal, flexible Räume und digitale Unterstützung. Wissenschaft und Praxis zeigen, dass der Weg dorthin anspruchsvoll ist, aber machbar – wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen.
Der Ganztag ist kein Zusatz, sondern die Schule der Zukunft. Klug gestaltet, profitieren Kinder, Familien und das gesamte Bildungssystem.
