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Mit nur einem Klick direkt zum Download des Konzepts: “Den Schuljahreswechsel einfach mit Sdui bewältigen”

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Wie Sdui Schulen verändert

Wie der Schuljahreswechsel mit Sdui problemlos bewältigen

Mit den Sommerferien kommt das Ende eines alten Schuljahrs und der Beginn des Nächsten. Für Kinder und Eltern startet eine aufregende Zeit, welche von Veränderung und Neuanfängen geprägt ist. Der von außen meist reibungslos wahrgenommene Übergang erfordert immense Koordination und administrativen Aufwand innerhalb der Schulen. Wie Sdui die Organisation und Durchführung des Schuljahreswechsels deutlich vereinfacht, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis:

1. Aufgaben während des Schuljahreswechsels

Zum Start eines neuen Schuljahres fallen eine Menge administrative und organisatorische Aufgaben für die Schulleitungen, Sekretariate und Verwaltungen an: die Erstellung neuer Stunden- und Raumpläne, die Kommunikation zu Eltern und die Durchführung des Schuljahreswechsels. Dieser umfasst neben der Einschulung der neuen Schüler/innen auch die  Versetzung der bestehenden Klassen. Oft müssen dafür Daten manuell abgeglichen, neu eingegeben oder gelöscht werden. Sdui kann Sie dabei unterstützen, diese Aufgaben einfacher, schneller und digital zu bewältigen.

2. Der Schuljahreswechsel mit Sdui

Für den Schuljahreswechsel, also die Versetzung der Schüler/innen in höhere Schulklassen bietet Ihnen die Sdui-App zwei Optionen – manuell und automatisch:

  • Der manuelle Schuljahreswechsel (für Grundschulen empfohlen) ermöglicht Ihnen alle Klassen mit einem Klick zu versetzen. In den jeweiligen Klassen können Sie dabei einzelne Schüler/innen als Ausnahme kennzeichnen, z.B. wenn diese die Klasse wiederholen oder in eine Parallelklasse wechseln.
  • Beim automatischen Schulwechsel (für weiterführende Schulen empfohlen) laden Sie eine EXCEL-oder CSV-Lister aller Sdui-Nutzer/innen hoch. Sdui vergleicht die Klassenzuweisungen in der App mit denen der Liste und so erhalten alle Schüler/innen die korrekte Klassenzuweisung für das neue Schuljahr.

 

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Für neue Schüler/innen, Schulklassen und Lehrkräfte müssen zu Beginn eines neuen Schuljahres neue Accounts angelegt werden. Dies ist unkompliziert innerhalb von nur 15 Minuten möglich. Auch hier bieten sich je nach Ihren Anforderungen zwei unterschiedliche Methoden an:

  • Personalisierte Accounts: Laden Sie eine EXCEL- oder CSV-Datei mit allen Schüler/innen und Lehrkräften hoch, für die Sie gerne Accounts erstellen möchten. Es werden automatisch Accounts erstellt, die bei der Registrierung der korrekten Person zugeordnet werden – so sind Name, Klasse oder Lehrerkürzel schon passend hinterlegt. Diese Option bietet sich insbesondere bei der Einschulung an.
  • Neutrale Accounts: Wenn Sie keine Nutzerliste hochladen möchten, können Sie einfach die gewünschte Anzahl an Schüler/innen- und Lehrer-Accounts anlegen. Nutzer/innen können dann Ihren Namen, die Klasse oder das Lehrerkürzel selbst eintragen. Dies ist besonders dann praktisch, wenn nur wenige Accounts erstellt werden sollen, bspw. bei einem Wechsel innerhalb des Schuljahres.

Sind die Sdui-Accounts angelegt und ist die Versetzung der Schüler/innen durchgeführt erfolgt außerdem die automatische Erstellung von Chats und Cloud-Ordnern für alle aktualisierten Klassen und Kurse. Für jede/n Schüler/in werden private Cloud-Ordner, sowie der individuelle Stunden- und Vertretungsplan erstellt.

3. Digitale Organisation und Kommunikation für das neue Schuljahr

Neben den administrativen Aufgaben zum Schuljahreswechsel muss auch die Kommunikation mit den Eltern der (neuen) Schüler/innen, sowie die Organisation des neuen Schuljahres bewältigt werden. Auch hierbei können Sie die Funktionen der Sdui-App unterstützen – nicht nur zu Beginn des neuen Schuljahrs:

  • Kommunikation ab der ersten Sekunde: Ankündigungen, Einladungen und Informationen sind oftmals sehr wichtig und müssen schnell zugestellt werden. Schon vor dem Schulbeginn ist eine schnelle, zuverlässige Kommunikation durch die News- und Chat-Funktion der Sdui-App gesichert. Die Lesebestätigung zeigt Ihnen, ob der digitale Elternbrief auch bei allen Beteiligten angekommen ist.
  • Dokumente bereits vor Schulbeginn teilen: Wichtige Dokumente können mit Sdui jederzeit über die Cloud geteilt werden, bereits vor Beginn des Schuljahres. Das funktioniert ganz einfach und digital, ohne dabei Technikunerfahrene zu überfordern.
  • Immer der aktuelle Stundenplan: Der digitale Stunden- und Vertretungsplan ist jederzeit abrufbar. Er verhindert nicht nur, dass Schüler/innen über Stundenausfälle erst beim Eintreffen in der Schule informiert werden, sondern bewahrt alle Schulbeteiligten auch davor, im falschen Klassenzimmer zu landen oder durch einen unzuverlässigen Vertretungsplandienst in Schwierigkeit zu geraten.
  • Kurzfristige Absprachen statt langen Wartezeiten: Die Chat-Funktion der Sdui-App ermöglicht einen DSGVO-konformen Kommunikationsweg ohne private E-Mail oder Telefonnummer. Die One-Way-Funktion und selbst festlegbare Ruhezeiten garantieren dabei einen ruhigen Feierabend.
  • Jeden integrieren und erreichen: Die Übersetzungsfunktion der Sdui-App ermöglicht das Übersetzen von Elternbriefen und Ankündigungen in über 25 Sprachen, sodass Sprachbarrieren und Missverständnisse überwunden werden können. So stellen Sie sicher, dass wirklich alle Eltern am Schulleben teilhaben können.

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4. Fazit

Mit dem Beginn eines neuen Schuljahres kommt eine Menge administrativer Arbeit auf Schulen zu. Neue Schüler/innen müssen eingeschult und bestehende Klassen versetzt werden. Die Sdui-App vereinfacht den Schuljahreswechsel enorm und bietet durch unterschiedliche Möglichkeiten trotzdem Flexibilität in der Umsetzung. So können bestehende Abläufe digitalisiert und die Kommunikation mit der gesamten Schulgemeinschaft schon vor Beginn des neuen Schuljahrs sichergestellt werden.

Quellen:

  • sdui.de
  • Konzept “Den Schuljahreswechsel einfach mit Sdui bewältigen”